نرم افزار مدیریت قرارداد ها

توضیحات

امروزه سازمان‌هایی که ارائه‌دهنده خدمات و محصولات هستند در زمینه مستندسازی و پیگیری قراردادها، جلوگیری از اختلافات احتمالی با امور مالی و کم کردن ریسک خطا در قرارداد با چالش‌هایی روبرو می‌باشند، نرم افزار کنترل مدیریت قرارداد‌ها‌ با مکانیزه ساختن و ذخیره سازی مراحل عقد قرارداد، کنترل تمامی فرم‌های مربوطه، ذخیره سازی کلیه فعالیت‌ها،تراکنش‌ها و دسترسی‌ها در پایگاه‌داده تمامی این چالش‌ها را تسریع و تسهیل می‌نماید. ثبت،پیگیری و نگهداری سابقه تغییرات قرارداد از ابتدا تا اتمام آن، نظارت بر تعهدات مجری و کارفرما، کنترل متمم‌ها از بارزترین ویژگی‌های این نرم‌افزار می‌باشد.در این نرم‌افزار در حوزه قراردادهای خدماتی تمامی اقداماتی که مجری و کارفرما تعهد کرده‌اند، در کلیه مراحل و واحد های مرتبط مانند فروش،انبار،تامین و تدارکات، خزانه‌داری، حسابداری امور قراردادها به صورت مکانیزه و یکپارچه ثبت می‌شود و در انتهای قرارداد با تجزیه و تحلیل گزارشات مربوطه قیمت تمام شده و خدمات به طور کامل به مدیران، سهامداران و مشتری ارائه‌ می‌گردد.سازمان های دولتی و خصوصی که به منظور ارائه‌ یا دریافت خدمات و محصولات قراردادهای تجاری منعقد می‌نمایند، با استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها،امور قراردادی، مستندات، مدارک قراردادها، اطلاعات کارفرمایان و مشتریان و کنترل پیشرفت ریالی و فیزیکی قراردادها کنترل می‌کنند.این سیستم به گونه‌ای است که امکان قرارداد داخلی و خارجی، قرارداد با ضامن و متمم، قرارداد نیازمند اقدامات جانبی، قرارداد های خدماتی یا فروش محصول به همراه گارانتی و آموزش را دارد.

امکانات

  • نمایش مرحله قرارداد
  • امکان ثبت قرارداد با واحد های ارزی مختلف
  • تولید گزارشات وضعیتی و مالی از قرارداد ها
ماژول ها

دسته بندی

این ماژول شامل نوع و دسته‌بندی خدمات و محصولات ارائه شده در قرارداد می‌باشد.

کالا قرارداد

در این بخش عنوان و توضیحات مربوط به کالای فروش رفته ثبت می‌شود.

تعهدات مجری

در این بخش با توجه به کالای ثبت شده در ماژول کالا قرارداد نام مجری، تعهدات تحویل، نصب و راه‌اندازی و هزینه‌های مربوطه ثبت می‌شود.

آموزش

در ماژول آموزش، اگر خدمات یا محصول ارائه شده در قرارداد نیاز به آموزش داشته باشد عنوان آموزش، ساعات آموزشی، تعداد شرکت‌کنندگان ،محل برگزاری و نام آموزش‌دهنده، تاریخ برگزاری کلاس‌های آموزشی و تمامی نکات مربوط به زیربخش قرارداد آموزشی ثبت می‌شود.

گارانتی و وارانتی

این ماژول شامل مدت تعهد تعمیرات، مدت تعهد تامین قطعات و ارائه خدمات، مدت تعهد تعویض و شرایط مربوط به این تعهدات می‌باشد که در صورت گارانتی دار بودن محصول باید ذکر شوند.

اقدامات جانبی

اگر کارفرما برای محصول ارائه شده اقداماتی جانبی علاوه بر خود محصول درخواست داشته باشد در این بخش عنوان اقدام جانبی و وضعیت انجام آن ثبت می‌شود.

تخصیص و اعتبارات

اگر قراردادی دارای بخش تخصیص اعتبار باشد باید در این ماژول تمامی تخصیص و اعتبارات قرارداد شامل شماره نامه یا چک، تاریخ تخصیص، نوع تخصیص، تخصیص بابت پیش‌پرداخت یا خاتمه، مبلغ است. هم‌چنین در این ماژول تاریخ و مبلغ تحقق تخصیص ثبت می‌شود.

تضامین

در صورتی که طرفین قرارداد توافق به داشتن ضمانت‌نامه کنند، قسمت‌های مربوط به نوع ضمانت نامه، موضوع ضمانت، وضعیت ضمانت، تاریخ صدور و انقضای ضمانت و مبلغ ضمانت در این ماژول ثبت می‌شود.

تعهدات کارفرما

اگر کارفرما تعهداتی در قبال قرارداد داشته باشد، باید تمامی تعهدات مربوط به کارفرما در این فرم ثبت شود.

فاکتورها

در این فرم تمامی اطلاعات مربوط به فاکتورهای موجود در قرارداد از جمله شماره فاکتور، عنوان فاکتور، تاریخ و مبلغ فاکتور،تخفیف ارزی، تعهدات مجری و عوامل موثر مالی ثبت می‌شود. و می توان فاکتور مورد نظر را چاپ کرد.

متمم

در صورتی که پس از عقد قرارداد کارفرما تغییراتی در خدمات دریافتی را درخواست کند باید اطلاعات مربوط به خدمت درخواستی از جمله تاریخ،عنوان و شماره متمم و همین‌طور توضیحات مربوط به متمم قرارداد در این ماژول ثبت می‌شود.

مختومگی

در این ماژول تاریخ شروع، تاریخ خاتمه قرارداد، مشخصات تایید کننده‌های خاتمه قرارداد و توافقات انجام‌شده در خصوص باقی‌مانده قرارداد ثبت می‌شود.

گزارشات

با توجه به این که تمامی مراحل مربوط به قرارداد و خدمات ثبت شده است در این ماژول می‌توان گزارش هایی مانند گزارش خلاصه وضعیت قراردادها،گزارش جامع قراردادها و گزارش جزییات عملکردی قراردادها را داشت.